Poradnik dla Pracodawców: Jak Uniknąć Problemów Współpracując z Agencją Pracy

Współpraca z agencją pracy może być doskonałym sposobem na szybkie i efektywne zaspokojenie potrzeb kadrowych firmy. Jednak niedopilnowanie niektórych kwestii może prowadzić do problemów prawnych, finansowych i wizerunkowych. Ten poradnik pomoże Ci uniknąć ryzyka i w pełni wykorzystać potencjał współpracy z agencją.

1. Staranny wybór agencji pracy

Upewnij się, że agencja pracy z którą planujesz nawiązać współpracę jest wpisana do podmiotów prowadzących agencję zatrudnienia oraz posiada numer KRAZ
Sprawdzaj opinię agencji wśród innych firm oraz pracowników.
Weryfikuj certyfikaty i pozwolenia agencji na prowadzenie działalności rekrutacyjnej.
Zwracaj uwagę na doświadczenie agencji w Twojej branży.
Jeśli jest taka możliwość poproś o opinię firm współpracujących z agencją

Dlaczego to ważne? Wybór rzetelnego partnera minimalizuje ryzyko problemów z dokumentacją i jakością dostarczanych usług. Brak wpisu do rejestru agencji zatrudnienia oraz brak posiadania numeru KRAZ świadczy o tym, że firma z którą chcesz nawiązać współpracę nie jest agencją pracy a więc świadczone przez nią usługi są nielegalne.

2. Precyzyjna umowa współpracy

Określ jasno zakres odpowiedzialności agencji i pracodawcy.
Zawrzyj w umowie jasne i klarowne warunki współpracy.
Zorientuj się jakie są wymagane dokumenty po stronie agencji do rozpoczęcia współpracy a następnie porównaj je ze dokumentami agencji
Uwzględnij wymóg regularnego raportowania postępów.

Dlaczego to ważne? Jasno zdefiniowane zasady zmniejszają ryzyko nieporozumień i problemów prawnych.

3. Kontrola dokumentacji

Regularnie sprawdzaj kompletność dokumentów pracowników, takich jak pozwolenia na pracę czy umowy.
Rób wyrywkowe kontrole wypłat wynagrodzenia pracowników oraz ich dokumentacji w ZUS
Monitoruj zgodność działań agencji z przepisami prawa pracy.

Dlaczego to ważne? Nieprawidłowości w dokumentacji mogą skutkować wysokimi karami finansowymi lub zakazem zatrudniania pracowników z zagranicy nawet na 3 lata, zgodnie z art. 120 ust. 1 i 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

4. Transparentność w wynagrodzeniach

Upewnij się, że agencja wypłaca pracownikom wynagrodzenie na czas i zgodnie z umową.
Sprawdź czy wypłacane wynagrodzenia pracowników nie są zaniżane lub czy nie są pobierane od nich dodatkowe opłaty.
Jeżeli stosujesz system premiowy zadbaj wspólnie z agencja o to aby zasady jego przyznawania były jasne i zrozumiałe dla wszystkich.

Dlaczego to ważne? Problemy z wynagrodzeniami często odbijają się na morale pracowników i efektywności pracy.

5. Regularne audyty i feedback

Przeprowadzaj regularne audyty współpracy z agencją.
Zbieraj opinie od swoich menedżerów i pracowników zatrudnionych przez agencję.

Dlaczego to ważne? Stałe monitorowanie współpracy pozwala na szybkie wychwycenie potencjalnych problemów i ich rozwiązanie.

6. Zbyt niskie stawki agencji

Zbyt niska stawka agencji pracy może być sygnałem ostrzegawczym
Porównaj stawki oferowane przez inne agencje pracy na lokalnym rynku
Upewnij się, że wszystkie składowe stawki końcowej są jasne, zrozumiałe i przejrzyste

Dlaczego to ważne? Zbyt niskie stawki mogą sugerować oszczędności tam gdzie nie powinno ich być np: w niewykazywaniu wszystkich przepracowanych godzin pracownika. Niezrozumiałe zapisy dotyczące stawki mogą prowadzić do sytuacji w których zostają doliczone dodatkowe opłaty.

Podsumowanie

Współpraca z agencją pracy może przynieść wiele korzyści, ale wymaga rzetelnego przygotowania i kontroli. Wybór sprawdzonej agencji, jasno określone zasady współpracy oraz regularna weryfikacja działań agencji to klucz do sukcesu. Z doświadczenia i rozmów z pracownikami wiemy jak w rzeczywistości wyglądają praktyki stosowane przez agencji pracy i często odbiegają one od wymaganych norm czego ich klienci nie są nawet świadomi.

Nie jest tak jak przyjęło się potocznie ,że jak agencja popełni błąd czy nie dopełni swoich obowiązków to tylko i wyłącznie agencja za to odpowiada. W wielu przypadkach prawo nakłada odpowiedzialność solidarną na pracodawcę i agencję pracy, szczególnie jeśli chodzi o: wynagrodzenia i legalność zatrudnienia. Jeżeli agencja nie wypłaci pracownikom wynagrodzenia, obowiązek ten może zostać przeniesiony na pracodawcę, pomimo faktu zapłaty faktury na rzecz agencji. Przykładem może być sytuacja z 2023 roku, kiedy pracodawca z branży budowlanej został zmuszony do pokrycia zaległych wypłat na kwotę ponad 200 tysięcy złotych z powodu niewywiązywania się agencji z jej obowiązków. Taki przypadek podkreśla znaczenie dokładnej weryfikacji i stałego nadzoru nad agencją pracy.

W drugim przypadku jeżeli pracodawca nie dopilnuje legalności zatrudnienia pracowników przez co na jego rzecz pracę wykonywać będą pracownicy nielegalnie zatrudnieni to wówczas oprócz kar finansowych może otrzymać zakaz zatrudniania cudzoziemców na okres 3 lat.

Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące współpracy z agencją pracy, skontaktuj się z nami! Oferujemy fachowe wsparcie, które pozwoli Ci uniknąć ryzyka i w pełni wykorzystać potencjał współpracy. Daj nam szansę, abyśmy wspólnie znaleźli najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy!